Strategy+

2020 ITB 베를린의 코로나19 대응전략

 

신종 코로나바이러스 감염증(코로나19)으로 인해 글로벌 관광 비즈니스 행사인 ITB 베를린의 현장 개최가 취소되었다. 개최를 5일 앞두고 행사 취소를 발표한 메쎄베를린은 지난 3월 5일, 현장 개최를 대신할 “ITB 버추얼 컨벤션” 운영 개시를 알렸다. 코로나19 여파로 인해 전 세계 대형 행사들이 취소되는 가운데, 가상 컨벤션 개최와 전액 환불이라는 발빠른 대처가 주목되고 있다.

 

1. 2020 ITB 베를린 최초, 가상 컨벤션 개최
2. 가상 컨벤션 운영 전략 : 온라인 플랫폼 구축, 영상미디어 활용, 소셜미디어 캠페인, 차기 행사홍보
3. ITB 베를린의 행사 취소와 대처 분석

 

 

| 2020 ITB 베를린, 보건당국 권고에 따라 행사 개최 취소

 

신종 코로나바이러스 감염증(이하 코로나19)의 여파로 행사 개최에 대한 의문이 많아지자 메쎄베를린은 2020 ITB 베를린을 개최하거나 취소하는 것에 대해 관련 전문가 당국의 권고사항을 따를 것임을 공지했다. 이번 ITB 베를린 개최 취소는 독일 연방보 건부(Federal Ministry of Health)와 연방경제부(Federal Ministry of Economics)의 기준에 근거하여 결정되었다. 베를린 보건 당국은 모든 행사 참가자들이 2월 26일 발표된 4개 위험지역*에 방문한 이력이 없거나 위험지역의 사람들과 접촉한 사실이 없다는 것을 증명해야 개최가 가능하다고 공표했다. 메쎄베를린은 이러한 보건당국의 기준을 충족할 수 없다고 판단하여 현장 개최를 취소하기로 결정했다.

 

중국 : 후베이성(우한시포함)과 저장성 원저우시,항저우시,닝보시,타이저우시/
이란 : 쿰주/
이탈리아 : 롬바르디지역로디주,베네토지역파두아주의보(Vo)시/
대한민국 : 경상북도

 

| ITB 가상 컨벤션 : #라이브스트리밍 #온디맨드 #해시태크(#ITBvirtualcon)

클릭 한 번으로, 전 세계 누구나 온라인 컨퍼런스에 참가

 

ITB 베를린 컨벤션을 위해 준비되었던 세션들 중 일부는 온라인 플랫폼(ITB.com)을 통해 ITB 버츄얼 컨벤션에서 진행되었다. 27개 세션이 행사 기간인 3월 5일부터 11일까지 5일간 생중계되었고, 조정된 강연 일정은 ITB.com을 통해 게시되었다. 강연 생중계 및 녹화는 메쎄베를린 전시장 스튜디오에서 진행했고, 먼 곳에 있는 연사들은 스카이프(Skype)를 통해 참여했다.

강연 주제는 럭셔리 트래블, 코로나19가 여행업계에 미친 영향과 대처 방안, 여행 및 관광업의 미래, 인플루언서 마케팅 등으로 다양했고, 온디멘드(On demand) 페이지를 통해 주요 강연을 상시적으로 시청할 수 있다. 시청자들은 해시태그 (#ITBvirtualcon)를 입력하여 소셜미디어를 통해 세션에 대한 의견을 나누고 참여할 수 있었다. 또한 가상 컨벤션의 핵심 서비스인 라이브 스트리밍을 통해 누구든지 간편하게 홈페이지 접속만으로 영상에 접근할 수 있으며, 따로 등록하지않고도 바로 시청이 가능하다. 영어로 진행되는 세션과 독일어로 진행되는 세션 2가지가 서비스 되었으며, 라이브가 끝나고도 별도의 가입 혹은 등록절차 없이 모든 가상참가자들은 키노트 강연을 포함한 25개 세션에 대한 녹화영상을 시청할 수 있다.

 

 

 

| 사전 준비된 온라인 플랫폼 “ITB.com”, 현장 개최를 대신하다

 

ITB 버추얼 컨벤션의 온라인 플랫폼인 ITB.com이 공개되었다. 메쎄베를린은 ITB.com을 전 세계 모든 이용자가 접근할 수 있는 새로운 형태의 네트워킹 및 콘텐츠 공유 플랫폼이라고 소개했다. 플랫폼은 본래 ITB 베를린 오프라인 행사에 부가적으로 제공하는 온라인 서비스 구현을 목적으로 구축하였으나, 현장 개최가 취소되면서 가상 컨벤션 플랫폼으로 활용되었다. ITB 베를린의 PR 담당자인 줄리아 소네만(Julia Sonnemann)에 따르면, 행사가 갑작스럽게 취소되었지만 사전에 준비된 온라인 플랫폼이 있었기에 며칠 만에 참가자 서비스를 온라인으로 전환하여 제공할 수 있었다고 밝혔다. ITB.com에서는 현장 개최를 대신하여 ITB 가상 컨벤션(ITB Virtual Convention)과 트래블 네트워크(The Travel Network) 등 두 가지 서비스가 운영되었다.

 

 

| 네트워킹 플랫폼, ITB 트래블 네트워크(Travel Network) 런칭

전 세계 B2B 관광산업을 연결하는, AI 기반의 새로운 네트워킹 플랫폼

 

전 세계 관광산업 관계자를 대 상으로 한 이 플랫폼은 AI을 기반으로 한 네트워킹 서비스다. 메쎄베를린의 마틴 벅(Martin Buck) 부사장은 트래블 네트워크(The Travel Network)를 통해 기 업 또는 개인이 원하는 맞춤 정보를 365일 제공할 것이며, 이것이실제 행사 현장과 온라인 네트워크 환경을 연결하는 더욱 혁신적인 비즈니스 도구가 될 것임을 밝혔다. ITB.com을 이용한 비즈니스 미팅 서비스는 ITB 베를린에 이미 등록한 참가자들 뿐만 아니라, 새로운 사람들도 가입을 통해 서비스를 이용할 수 있다. 행사가 개최되기 전에 이메일로 서비스 이용을 위한 초대장을 발송하여 이미 많은 이해관계자들이 등록되어 있는 상태였다. 사용자는 프로필, 관심분야 등을 기입하고 다른 이용자와의 채팅, 계약 관련 세부내용 교류, 미팅 약속을 진행할 수 있다. 가상회의룸(Virtual rooms) 시스템을 통해 온라인에서도 회의가 가능하며, 화상회의도 지원한다. 이 시스템을 통해 행사 이전에 참가자들과 사전 접촉하여 회의 일정을 잡거나 의견을 나눌 수 있다. 트래블 네트워크는 이벤트 전문 네트워킹 어플 제작사인 그립(Grip) 사가 제작한 소프트웨어를 기반으로 제공된다.

 

영상미디어 및 온라인 뉴스기사 배포

 

올해 ITB베를린 컨벤션(ITB Berlin Convention)의 모토는 “미래를 위한 스마트 관광 (Smart Tourism for Future: sustainable, digital and relevant)”으로, 지속가능성, 디지털화, 소비자만족, 력셔리 등이 주요 이슈였다. 총 200개가 넘는 세션과 400명 이상의 연사가 초대될 예정이었고, 관광, MICE 분야의 다양 한 주제에 대한 강연 3일분이 준비되어 있었다. 행사 가 가상 컨벤션으로 전환되면서 주요 27개 강연만 생중계 라이브로 전송되었고, 기조연사들과는 인터뷰를 진행하여 관련 내용 및 의견을 ITB베를린뉴스를 통해 공개하였다. ITB베를린의 현장 소식을 전달하는 ITB 베를린 데일리 뉴스는 본래 행사기간동안 총 4회를 발간하지만, 이번에는 2회만 발간하였다. 관련 내용은 ITB.com의 뉴스 카테고리를 통해 확인할 수 있다.

 

 

키노트 연사 1 

독일 연방경제협력개발부(ECD) 노버트 바틀 장관 : 지속가능발전과 관광산업의 역할

이번 ITB베를린 컨벤션에서 기조연설자로 예정되어있었던 독일 연방경제협력개발부(ECD) 노버트 바틀(Norbert Barthle) 장관은 지속가능성과 “지속가능한 개발의 날(Sustainable Development Day)”을 주제로 삼았었다. ITB베를린뉴스와의 나눈 인터뷰에서 그는 “지속가능한 발전을 위해 관광산업이 중요한 역할을 하고 있으며 다양한 이해관계자들을 협력하게 하는 장이 되어준다”고 밝혔다. 또한 관광산업은 단순히 환경 보호뿐만 아니라 신흥국들과 개발도상국들에게 인프라를 개발하고 일자리 창출, 소득기회 제공, 자연 유산 보존 등의 지속 가능한 경제발전을 가져온다고 소개했다. 독일 경제개발부 역시 환경, 사회, 경제적으로 지속가능한 개발사업의 일환으로 관광산업의 개발을 지원하고 있으며, 정치, 사업, 시민사회, 학문 분야에 걸쳐 지속적인 성과 창출을 위한 효과적 추진체를 가동하고 있다고도 밝혔다. 작년에는 UNWTO와 협력하여 관광산업에서의 여성인력 개발, 여성의 책임권한과 성(gender) 평등을 위한 권리확보 등에 관한 연구를 수행하며 동 분야에서 여성 권리 강화를 위한 방안도 모색하였다.

 

키노트 연사 2

페이스북, 여행 고객개발전략팀 얀 스타크 : 원활한 디지털 서비스로 소비자 만족도 높여야

또 한 명의 기조연설자인 얀 스타크(Jan Starcke) 또한 인터 뷰로 강연에서 소개할 내용을 대신 전했다. 그는 페이스북 (Facebook) 함부르크 지사에서 6년 동안 여행산업 분야 고객개발전략팀에서 일하며, 디지털화로 인해 변화를 겪은 관 광산업에 대해 소개했다. 여행자들은 마찰 없이 매끄러운 (frictionless) 예약시스템을 제공하는 브랜드를 선택하고 있으 며, 만약 구매하고 결제하는 과정에서 에러발생과 같은 어려움에 직면하는 경우, 많은 사람들이 더 원활한 서비스를 제공하 는 업체를 선택하는 경향이 있다고 밝혔다.

또한 페이스북에서의 모바일 영상이나 메신저 등 소셜미디어 프로모션에 대한 중요성을 강조하였다. 자체 연구에 따르면, 온라인 영상의 60%는 모바일을 통해 소비되며, 모바일 영상 홍보물은 사람들의 구매 의사결정에 상당한 영향을 미치는 것으로 파악되었으며, 여행 준비 및 실행 단계에서 메신저를 통한 정보 파악을 경험하는 사용자가 증가하고 있다. 이는 디지털 변화시 대에서 실제 경험으로의 연결(connection)을 강화하는 수단이다. 페이스북 메신저 사용자만 20억 명에 달하는 것으로 파악되고 있다. 여행산업에서의 모바일 영상과 메신저 활용을 통한 홍보는 지금의 디지털 시대에서 필수다.

 

 

 

| 소셜미디어 캠페인 – 지속적 커뮤니케이션 채널 마련

ITB 베를린의 취소로 행사에 참가하지 못한 참가자들을 위해 ITB는 소셜미디어를 통한 해시태크 캠페인을 마련하였다. #whatwewantedto sayatITB를 이용하여 여러 소셜 미디어 플랫폼에서 ITB에 대한 의견을 공유하도록 한 것이다. 표현 그대로 ITB 베를린 에 참가할 예정이었던 참가업 체 및 참관객들이 소셜미디어를 통해 아쉬움과 기대했던 바, 격려 등의 의견을 자유롭게 나누는 캠페인이다. 특히 여기에는 이번 전시회에 부스참가를 못하게 된 참가업체(데스티네이션)들 의 홍보영상이나 사진 등이 가장 많이 게시되었다. 인스타그램, 페이스북, 트위터를 통해 많은 의견이 공유될 수 있도록 ITB베를린팀의 적극적인 홍보가 이어졌다.

 

| 『2021 ITB 베를린』 차기 행사 적극 홍보

2021년 ITB 베를린 3월에 개최

 

ITB 버츄얼컨벤션 개최와 함께 2021년 ITB 베를린 행사에 대한 홍보가 시작되 었다. 메쎄베를린은 홈페이지, 이메일, 소셜미디어를 통해 개최 취소를 알리며 동시에 내년 행사에 대한 홍보를 이어갔다. ITB베를린과 ITB베를린 컨벤션은2021년 3월에 개최될 예정이다.

 

 

 

 

| 행사 취소와 관련한 ITB 베를린의 대응

코로나19 관련 입장 정리와 개최 정보를 주기적으로 공지

 

이번 코로나 사태로 개최 여부에 대해 불안해하고 있을 참가자들을 위해 ITB베를린은 주기적으로 소식을 전했다. 메일과 홈페이지를 통해 행사 개최 한 달 전인 2월초부터 3월까지 여러 차례 주기적으로 업데이트한 공지 내용과 일자는 아래와 같다.

 

*중국 : 후베이성(우한시포함)과 저장성 원저우시, 항저우시, 닝보시, 타이저우시 / 이란:쿰주/ 이탈리아 : 롬바르디지역 로디주, 베네토지역 파두아주의 보(Vo)시 / 대한민국 : 경상북도

 

개최 취소 결정 : 참가자들의 안전 보장 최우선

지난해 12월 중국 중부 도시 우한에서 시작된 폐렴과 관련하여 세계보건기구(WHO)는 1월 13일 이 바이러스를 ‘2019 신종 코로나 바이러스(2019-CoV)’로 명명하였고, 이후 코로나19는 중국 전역은 물론 전 세계로 번졌다. 독일의 경우 2020년 1월 28일 슈타른베크르에서 생긴 첫 확진자 이후 2월 25일부터 코로나19 확진자 수가 급속히 증가하기 시작했다. 확진자가 급속히 늘어나기 전인 2월 3일부터 메쎄베를린은 코로나19와 관련 소식을 주기적으로 공유하였는데, 당시에는 행사를 예정대로 개최하고 참가자들의 안전을 위해 행사장에 의료진을 배치하고 바이러스 확산 방지를 위해 전시홀마다 손소독기를 설치하고 모니터링 시스템을 강화하겠다고 밝혔다. 이후 중국과 아시아인, 이탈리아에서 오는 참가자들의 입장을 거부하지 않겠다고도 발표했으나, 정부당국의 위기관리팀과 보건부 소속 로베르트코흐연구소(Robert Koch Institute)의 권고에 따라 2월 26일 공지에는 모든 참가자들이 중국, 이탈리아, 이란, 대한민국 4개 국가의 코로나19 위험지역을 14일 이내에 방문적이 없다는 신고서를 현장에서 제출해야만 입장할 수 있다고 밝혔다. 이 후 이틀 뒤인 28일, 독일 내 확진자 수가 급증하고 독일 연방보건부와 연방경제부(Federal Ministry of Health and the Federal Ministry of Economics)가 결정을 단행함에 따라 행사 개최가 취소되었고 이를 곧바로 홈페이지와 메일을 통해 공식발표했다. 54년이라는 ITB 베를린의 긴 역사 중에 이번 개최 취소는 매우 이례적인 일로, 참가예정이었던 모든 참가자와 파트너들에 대한 감사를 표하며 행사가 취소된 것에 대한 유감을 전했다.

 

환불 정책 공지 : 참가업체, 참관객의 참가비용 전액 환불

메쎄베를린은 개최 취소와 함께 참가업체들이 지불한 임대료, 참가비, 독일박람회기금(AUMA fee)1) 전시산업발전기금 마련을 위해 독일전시산업협회가 참가업체에게 부과하는 전시면적 1m² 당 0.60유로의 수수료에 대한 전액 환불을 약속했다. 바이어와 일반 참관객이 선지불한 참가비 또한 전액 환불을 실시했다. 전시장 및 미디어를 통해 참가업체를 홍보할 수 있는 미디어 패키지를 함께 등록한 참가업체 또한 환불 가능하지만, 내년에 개최될 2021 ITB베를린에 대한 사전예약으로 전환할 것을 권유하기도 했다.

 

 

| 행사 취소에 대한 ITB베를린 대표의 입장 발표

 

올해 ITB 베를린의 취소를 결정하게 된 ITB 베를린의 대표 데이비드 루에츠(David Ruetz)는 ITB베를린뉴스와의 인터뷰를 통해 이번 과정을 돌아보며 소회를 밝혔다.

 

“어려운 결정 속에서도 새로운 비전을 보게 된 2020 ITB 베를린”

 

 

 

Q 개최 취소 결정 후, 참가업체와 참가자로부터의 반응은 어떠한가?

A 이번 개최 취소 결정을 발표한 후 대다수의 참가업체, 참가자들은 ITB베를린의 결정에 대해 공감해주었습니다. 코로나19 사태가 매우 이례적인 케이스라는 사실을 모두 알고 있기 때문인 듯 합니다. ITB 베를린 역사상으로도 이런 일은 없었습니다. 대체로 이번 결정에 대한 긍정적인 반응을 접하고 있습니다.

 

Q 행사가 취소되었지만 ITB베를린은 산업의 커뮤니케이션을 위한 새로운 플랫폼인 “ITB.com”이라는 새로운 해결책을 내놓았다. 이번 ITB.com을 출시하게 된 배경과 운영 목적은 무엇인가?

A ITB는 관광산업 분야의 세계적인 브랜드로 자리매김했습니다. 디지털 플랫폼인 ITB.com을 통해 현재 운영되고 있는 ITB의 네 개의 브랜드 전시회(ITB 베를린, ITB 아시아, ITB 차이나, ITB 인디아)가 함께 소통할 수 있는 통 로를 마련하고자 하였습니다. 이제 ITB 행사가 열리지 않는 기간에도 세계 어느 곳에서든 ITB 전시회들은 서로 만날 수 있게 되었습니다.

 

Q ITB.com의 주요 서비스와 이러한 플랫폼으로부터 사람들이 얻을 수 있는 혜택에 대해 자세히 설명해달라.

ITB.com은 현장에서의 실제 회의와 온라인을 통한 디지털 네트워크 사이의 가교 역할을 하며 네트워킹, 가상 컨벤션, 업계 뉴스 등 세 가지 분야에 대한 혁신적 서비스를 제공합니다. AI 기술을 이용하여 사용자들이 직접 입력한 자신의 프로필과 검색 옵션에 따라 맞춤 정보를 추천합니다. 기술을 통해 행 사의 기능을 확장한 것이죠. 이런 서비스를 통해 바이어나 참가자들이 행사를 앞두고 더 효율적으로 준비할 수 있고 그들이 만나고자 하는 타깃를 구체화할 수 있습니다.

 

A 사실 ITB.com은 올해 ITB의 하이라이트로 준비해왔고, 개막식에서 ITB.com의 출범을 공식화할 계획이었습니다. 갑작스러운 행사 취소로 IT베를린팀은 ITB.com의 기능을 확대했습니다.

행사를 앞둔 주말 동안 가상 컨벤션 개최를 위해 모든 계획을 전면적으로 변경했습니다. ITB 버츄얼 컨벤션은 행사 첫날인 3월 5일 오후 1시부터 생중계가 시작되어 25개 이상의 세 션이 중계되었고, 35명 이상의 연사들이 참여하여 앞으로의 여러 이슈 에 관한 전략을 논의하였습니다. 또한 ITB베를린팀은 본래 추후 오픈 예정이 있던 “가상회의룸(Virtual Rooms)” 서비스를 함께 시작하여 최대 4명의 참가자가 화상회의를 통해 대화를 나눌 수 있도록 했습니 다. 이 서비스 통해 참가자들은 이미 계획된 회의를 ITB.com을 통해 예정대로 진행할 수 있었습니다.

 

Q ITB.com의 앞으로의 지향점은 무엇인가?

A ITB.com의 서비스를 지속적으로 확장하여 우리의 3대 가치판매제안(USP, Unique Selling Proposition) 요소인 “연결(contacts), 콘텐츠(content) 및 상업(commerce)”에 부합하는 선도적 플랫폼으로 발전시키고 싶습니다. 이 러한 새로운 서비스를 통해 우리는 실제 전시회 개최 기간뿐만 아니라 디지털 기술을 이용하여 1년 365일 업계의 커뮤니케이션을 돕는 세계 최고의 플랫폼이 되고자 합니다.

 

Q 지금까지 ITB.com에 대한 반응은 어떠한가?

A 현재까지의 피드백은 매우 긍정적입니다. ITB.com이 오픈된 후 불과 몇 시간 만에 2,200명 이상의 사용자가 등록 했습니다. 라이브 스트리밍을 통해 ITB 버추얼 컨벤션의 한 세션당 평균 1,000명의 시청자가 참여했습니다. 현재 트래블 네트워크를 통해서는 3,400개 이상의 회의가 성사되었으며, AI를 기반으로 13,300개의 맞춤 정보가 추천되어 온라인으로 참가자들이 연결되고 있고 4,300개 이상의 메시지가 전송되고 있습니다. 면대면 교류가 중요시 되는 우리의 산업에서도, 디지털 기술의 활용이 우리의 산업 플랫폼을 확대하는 것에 얼마나 중요한 역할을 하는지를 보여준 시도였습니다.

 

Q ITB 베를린의 취소로 피해를 본 참가자들에게 보내는 개인적인 메시지가 있다면?

A 비록 전례 없는 상황으로 인해 2020년 ITB베를린의 현장 개최가 취소되었지만, 전시회가 미래의 우리 산업에 얼마나 중요한지 강조하고 싶습니다. 우리는 디지털 기술을 통해 서로의 의견을 어느 정도 알 수 있지만, 관광산업은 다른 분야와 마찬가지로 면대면 커뮤니케이션에 크게 의존하고 있습니다. 2021년에는 예정대로 베를린에서 전 세계 참가자들을 맞이할 수 있을 것으로 기대합니다.