Special Report

국내 컨벤션 애플리케이션 비교분석①_ TSMi의 퀵가이드(Quickguide)

1. 국내 기술로 개발한 컨벤션 애플리케이션, TSMi의 퀵가이드(Quickguide)

퀵가이드는 원래 하드웨어 및 국제회의 서비스 회사이었던 티에스엠(TSM)이 고심 끝에 설립한 자회사 TSMi가 국제회의 지원 애플리케이션 개발 과정을 통 해 만들어낸 성과물이다. 가이드북이 시장에 먼저 진출하지만, 퀵가이드는 순수 국내 기술로 개발했다는 점에서 의미가 있다고 할 수 있다. 가이드북의 국내 시장 진출이 퀵가이드 개발 시기를 앞당기는 데 자극을 주었을 수도 있겠 다. 초기에는 게시판에 단순  개제 서비스만 제공한 적도 있었으나, 수차례 에 걸친 연구개발 노력 끝에 애플리케이션 개발에 성공하게 되어 현재 국내 시 장에 보급하고 있다.

스마트폰과 태블릿PC 등의 활용이 크게 증가하면서, 회의 참가자들은 회의 참가에 필요한 정보를 모바일로 실시 간 검색하고 손쉽게 접근 가능한 소통채널을 선호하게 되었다. 국내뿐만 아니라 해외에서도 많은 행사주최자들 이 회의용 애플리케이션을 점점 활용하는 추세이다. 퀵가이드는 기존에 먼저 개발되어있던 해외 애플리케인션을 벤치마킹하는 것과 더불어 국내 회의주최자의 니즈를 반하여 개발한 것으로 국내 시장에의 적합도가 높다는 것 이 장점이라 할 수 있다. TSMi측은 퀵가이드 활용을 통해 참가자 간 네트워크 300% 증대, 애플리케이션 조기 도 입으로 행사 홍보 및 관심 증대, 사무국과 참가자간 쌍방향 실시간 소통 가능, 행사별 차별성 부각, 그리고 다양 한 통계 정보 파악 등의 효과를 기대할 수 있다고 언급하였다.

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퀵가이드의 핵심 가치와 서비스는 크게 7가지로 분류할 수 있는데, 이를 살펴보면 다음과 같다.

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첫째, ‘학습(Learn)’으로 행사정보를 즉각적으로 업데이트하여 회의 참가자들이 실시간으로 새로운 정보를 습득 할 수 있다. 둘째, ‘개인화(Personalized)’로 프로필 작성과 1:1 쪽지 발송, 그리고 개인 일정 관리가 가능하다. 셋 째, ‘네트워크(Network)’로 소셜미디어를 활용하여 행사 주최자와 참가자 혹은 참가자간 실시간 네트워킹이 가능하다. 넷째, ‘교류(Interact)’로 면대면 교류 이상의 편리한 정보교환 등 실시간 소통이 가능하다. 다섯째, ‘분석 (Analytics)’으로 참가자 현황 혹은 세션 현황 등에 대한 분석 및 통계자료 산출이 가능하다. 여섯째, ‘콘텐츠매니 지먼트시스템(CMS)’으로 15개 핵심 모듈과 6개 부가서비스를 간단한 클릭으로 선택해 편리하게 사용할 수 있다. 마지막은 일곱째는 ‘투자대비수익률(ROI)’을 높일 수 있다는 것인데, 페이퍼리스, 인쇄물 제작비용 절감 등을 통 해 행사운의 비용효율성과 부가가치를 높일 수 있다.

1) 퀵가이드의 라인업 

퀵가이드는 고객 니즈에 맞춰 세분화된 서비스 제공을 통해 고객 만족을 극대화 시키고 있다. 우선 한 사용자가 여러 행사를 관리해야 할 경우 사용할 수 있는 멀티이벤트(Multi-Events) 통합관리기능이 눈에 띈다. 이 기능은 매년 다수의 행사를 개최하는 주최기관에 적합한 기능이다.

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하나의 행사를 독립적으로 운하는 경우, 서비스의 구성을 살펴보면 기본적으로 15개의 모듈이 있는데, 개발 정 도에 따라 최대 1,000개 까지 확장이 가능하다는 점이 장점이다. 모듈은 행사개요, 일정, 연사 정보, 약도, 내 일 정, 행사사진, 참가자 네트워크, 참가자 조회, 공지, 설문 및 투표, 전시부스, 동상, 페이스북, 트위터, 사무국 안내 등 다양하게 구성되어 있다. 부가서비스로는 한국어-어 전환, 1:1 쪽지 발송, 지인초대, 스폰서 광고, 세 션톡, 1:1 비즈(Biz) 톡, 그리고 통계 등이 있다.

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2) 퀵가이드의 핵심 기술인 ‘세션톡(Session Talk)’

퀵가이드 사용자들 중 권한이 부여된 회원이거나 회의참가자라면 누 구나 등록 시점부터 다른 참가자들을 조회하거나 행사에 대해 다양한 의견을 교환할 수 있는 ‘세션톡(Session Talk)’ 모듈에 참여할 수 있 다. 이 기능은 내가 참가하고자 하는 행사에 어떤 참가자들이 함께 참 여하는지 사전에 알 수 있게 하고, 동시에 같은 분야에 흥미를 느끼는 참가자들과 원활한 교류 기회를 제공함으로써 행사에 대한 관심과 기 대감을 고취시키는 효과가 있다.

서원준 대표는 세션별로 주제에 대해 열띤 토론과 의견을 교환할 수 있는 세션톡의 인기는 매우 높다고 강조한다. 학술행사에서 성공적인 회의나 강연을 위해서는 청중들이 보다 많은 관심을 가지고 적극적인 의견을 개진할 수 있도록 해야 하는데, 세션톡이 이러한 부분에 효과 가 높다는 것이다. 행사 시작 전부터 동일 세션에 관심이 있는 참가자 와 연사, 좌장을 연결하여 보다 생산적인 강연과 토론을 진행할 수 있 고, 세션 중간은 물론 세션이 종료 된 후에도 지속적인 질의 및 토론 기회를 제공하고 있다.

청중의 질문을 좌장과 진행자에게만 보이게 하는 ‘시크릿 옵션(secret option)’과 청중 모두에게 보이도록 하는 ‘퍼블릭 옵션(public option)’의 설정이 가능한 것도 세션톡의 특징이다. 청중 모두에게 보이도록 설정한 퍼블릭 (public) 옵션을 활용하면 다른 참가자들이 질문한 에 댓을 작성할 수도 있고, 작성자에게 메시지를 보내는 것도 가능하다. 이를 활용해 참가자들 사이에 의견을 상호 교환하거나 관심사가 비슷한 참가자를 찾도록 도와주 는 기능도 제공하고 있다.

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3) 비콘(Beacon) 기술 활용한 기능 추가 

참가자간의 더 활발한 소통과 교류를 적극 지원하기 위해 2016년 8월에는 비콘(Beacon)3) 기술이 퀵가이드에 적 용되었다. 이 기술로 참가자들은 세션톡 참여는 물론 행사장에서 반경 50~70m 범위 안에 있는 사용자의 위치를 찾아 메시지를 전송하는 것도 가능해졌다.

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비콘 기술은 현장 참가자 조회뿐만 아니라 참가자 출석 체크 용도로도 활용이 가능하다는 장점이 있다. 애플리케 이션 기능 중 입실/퇴실 버튼이 있어 참가자 스스로가 출석 여부를 체크할 수 있다. 이 기능은 행사장에서만 작동 되도록 구현되어 있어 행사장이 아닌 외 부에서는 작동되지 않기 때문에, 확실하 게 행사에 참여하고 있는 참가자들이 누 군지 확인할 수 있다. 또한 참가자의 현 장체류 시간을 확인할 수 있는데, 특정 세션에 누가 참석하여 얼마 동안 머물 는지 측정이 가능하다. 행사 주최자는 이를 통해 참가자들의 특정 세션에 대한 관심도를 쉽게 측정하고 데이터를 수집 할 수 있으며, 기획과 준비 기간에서 했 던 예상치와 실제 결과를 보다 정확하게 비교할 수 있다.

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4) 1:1 비즈니스 매칭 메뉴 출시 

행사 사무국에서 바이어(Buyer)와 셀러(Seller)를 등록하여 계정을 부여하면 각 업체 담당자들은 주어진 계정으 로 로그인이 가능하다. 이때, 바이어와 셀러는 서로 상대방 그룹을 조회할 수 있으며 상호간 자율 매칭 신청 혹은 수락이 가능하다.  바이어는 셀러 리스트에서 상담희망 업체와 상담가능 시간을 선택하고, 셀러에게 푸시메시지 (push message)를 통해 상담신청 내역을 전송할 수 있는 것이다. 참가업체가 수신된 메시지를 확인하고 ‘상담수 락’ 버튼을 누르면 매칭이 완료되는 원리이다. 비즈니스 매칭 담당자는 실시간 매칭현황을 프로젝터를 이용해 스크린에 보여줄 수 있으며, 셀러들은 시간사용 을 보다 효과적으로 하면서 상담을 진행할 수 있다.

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5) 설문조사 및 피드백 

퀵가이드는 실시간 설문조사 및 투표기능도 제공하고 있다. 행사 주최자가 직접 설문 내용을 쉽게 작성할 수 있 으며, 실시간 데이터 집계 결과를 그래프로 보여주는 등 데이터 수집을 편리하게 진행하고 결과산출 역시 용이하 게 할 수 있다. 설문조사에는 행사를 알게 된 경로, 행사에 대한 만족도 등 몇 가지 선택사항을 미리 만들고, 참가 자에게 고르게 할 수 있는 4지선다형 질문뿐만 아니라, 행사에 대한 좋은 점 혹은 좋지 않았던 점 등을 묻고 답할 수 있는 서술형 질문 및 답변도 가능하다.

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