Special Report

국내 컨벤션 애플리케이션 분석②_ 가이드북(Guidebook)

2. 미국에 본사를 둔 컨벤션 애플리케이션, 가이트북(Guidebook)

1클라우드 시스템과 SaaS(Software as a Service)는 최근 IT산업에서 가치 창 출의 핵심적인 기술이라고 할 수 있다. 가이드북은 이 두 핵심기술을 활용한 애플리케이션 제작 솔루션을 제공하는 미국 기업이다. 2011년 1월, 미국 실리 콘밸리에서 시작한 가이드북 서비스는 미국 MICE 산업에서 쉽고 참신한 플 랫폼 제공으로 호평을 받아왔고, 인터넷 보급률과 그 기술력이 세계 최고 수준인 한국 시장의 가치를 인지하고, 아시아 최초의 가이드북 지사를 2014년 1월 서울에 설립하다. 한국시장에서는 애플리케이션 제작과 같은 IT 기술력이 필요한 분 야는 전문가들의 도움이 당연시 되어왔고, 자신들의 행사를 위한 애플리케이션의 직접 제작은 다소 생소한 개념으로 받아들여져 왔 다. 하지만 이런 새로운 개념을 가능케 하는 기술력이 클라우드 시 스템과 SaaS이고, 또한 이를 통해 가치를 창출하고 있는 기업이 가 이드북인 것이다. 가이드북 한국지사의 조아라 지사장과 고병철 팀장은 한국 시장에 최초 로 가이드북이 제공하고 있는 회의용 애플리케이션을 소개하여 그 시장을 점진적으로 확대해나가고 있고, 최근 아시아 시장에까지 관련 서비스를 제공하 는 등 적극적인 마케팅 활동을 펼치고 있다. 로벌 마이스 인사이트는 이들 두 분을 만나 가이드북이 제공하는 서비스에 대해 보다 구체적으로 살펴보는 기회를 가졌다.

1) 콘텐츠관리시스템(Contents Management System, CMS)
고병철 팀장은 가이드북의 콘텐츠관리시스템(Contents Management System, 이하 CMS)이야말로 가이드북의 장점을 가장 잘 보여주는 핵심적인 기술이라고 강조했다. 가이드북은 중앙에서 클라우드 시스템을 통해 통제하고 업데이트하고 있는데, 업데이트 된 사항을 반하여 고객들이 직접 웹으로 애플리케이션을 제작할 수 있는 소프트 웨어 서비스를 제공하고 있다. 이를 가능케 하는 것이 바로 CMS인데, 고객들은 가이드북이 제공하고 있는 CMS를 통해 자신들의 행사에 맞는 애플리케이션을 쉽게 제작할 수 있고, 제작된 특정 행사용 애플리케이션은 가이드북 애플리케이션을 다운로드 받은 후 행사명을 검색하여 클릭하면 누구나 사용할 수 있도록 제공하고 있다.

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가이드북의 CMS는 가이드북 빌더(Guidebook Builder)라는 명칭의 플랫폼을 통해 초보자도 쉽게 시작할 수 있 다. 처음에는 이름과 휴대전화 번호, 이메일 주소, 그리고 비번호 등으로 계정을 생성한 후 기업회의, 국제회 의, 학술대회, 전시회, 페스티벌 등의 각 특성에 맞는 행사별 템플릿을 설정할 수 있다. 이는 물론 가이드북 측에 서 각 행사에 맞는 템플릿을 미리 업데이트 시켜 놓은 것이며, 사용자는 고민할 필요 없이 각 행사에 맞는 템플릿 을 쉽게 설정하기만 하면 된다. 템플릿을 설정하고 나면, 행사의 명칭, 간단한 설명, 기간 그리고 개최되는 도시 등을 설정하는 단계로 넘어가게 된다. 이와 같은 기본 설정 후에는 애플리케이션 사용 시 나타나게 되는 각 아이콘의 이미지를 설정할 수 있는데, 이 또한 사용자가 원하는 어떤 사진이든 업데이트 할 수 있으며, 가이드북에서 제공하고 있는 이미지를 사용하더 라도 무방하다. 그리고 나면 행사가 이루어지는 정확한 시설과 위치, 즉 베뉴 설정의 단계가 있고, SNS와의 연 동, 다운로드 받을 수 있는 사람들에 대한 제한 등 프라이버시(Privacy) 관련 설정이 나타나게 된다.

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모든 기본 설정이 완료된 후에는 본격적으로 애플리케이션의 기능들을 꾸 수가 있게 된다. 행사마다 각기 다른 특징 때문에 가이드북은 다양한 기능들을 준비해 놓고, 사용자의 편의에 따라 원하는 애플리케이션 기능을 추가 시킬 수 있도록 서비스를 제공하고 있다. 예를 들면, 가장 많이 쓰이는 시설의 평면도, 연사 및 참가자 명단 등의 정보를 볼 수 있는 기능들이 있고, 추가적으로는 행사장 출입을 위한 티켓 구입, 유튜브/페이스북과 같은 SNS 및 웹사이트 연동 기능, 편리한 정보 연결을 위한 QR코드 인식 기능 등이 있다. 애플리케이션 기능 설정이 완료되면, 홈 화면에서 제작 완료된 애플리케이션의 화면을 볼 수 있는데, 이 화면에 서 애플리케이션을 모두 통제할 수 있는 CMS 기능을 활용할 수 있다. 즉, 애플리케이션 제작자가 웹 상의 CMS 화면에서 정보를 업데이트 하거나 기능에 변화를 주면, 매 30초마다 중앙 서버에서 업데이트를 실시하기 때문에 각 모바일에 업데이트 된 상태의 화면이 나타나게 되는 것이다.

2) 한국시장으로의 진입과 성과 

가이드북 직원들과 고객들이 제작한 총 애플리케이션의 개수는 현재까지 40,000개가 넘는데, 계속 빠르게 증가 하고 있다고 조아라 지사장은 강조했다. 이와 같은 성과를 만들어 낼 수 있었던 가장 큰 원동력으로 가이드북의 서비스가 CMS 기반으로 제공되기 때문이라고 언급하기도 했다. 특별한 구매 절차 없이 고객이 원할 때 원하는 형태로 쉽게 애플리케이션을 제작할 수 있도록 플랫폼을 제공하고 있기 때문에, 서비스의 보급 측면에서 빠른 속 도로 확산될 수 있었다는 설명이다.

한국시장의 특징과 가이드북 한국지사의 애플리케이션 제작 서비스 

가이드북 한국지사는 본래의 애플리케이션 제작 플랫폼 제공 서비스와 더불어 특별히 한국시장에 맞춘 완성형 애 플리케이션 제작 서비스도 제공하고 있다. 물론 애플리케이션 제공 과정에서 필요한 경우 직접 애플리케이션 제 작이 가능하다는 점을 설명하고, 제작 방법에 대한 가이드 빌더 배포도 빠지지 않고 이루어지고 있다.

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기존의 가이드북 서비스와 다르게 처음부터 끝까지 특정 행사만을 위한 애플리케이션 제작이 이루어지기 때문에 시간과 비용을 더 투자해야 하지만 주최자측의 니즈에 100% 맞춰줄 수 있다는 장점이 있고, 회의참가자나 이용 자는 앱스토어에서 직접 행사 명칭을 검색하여 다운받을 수 있다. 이와 같은 방식의 서비스 제공을 통해 한국시 장만의 특별한 수요를 만족시키고 있다.

학술대회를 공략

컨퍼런스, 전시회, 국제회의와 같이 대면 행사가 주로 이루어지는 가운데 행사용 애플리케이션을 사용한다는 개 념은 현재 전 세계 어디서나 상대적으로 새로운 방식임에 틀림없다. 한국시장 역시 행사용 애플리케이션 보급이 증가하고 있으나, 여전히 행사 개최에 보편적으로 활용되는 상황은 아니다. 이 같은 상황에서 가이드북 한국지사 는 해외 참가자 비율이 높고, 국내 회의참가자가 해외에서 개최되는 국제행사에 다수 참가하는 분야인 의학 분야 학술대회에서 상대적으로 행사용 애플리케이션의 수요가 높을 것으로 예상하고 마케팅 활동을 집중하다. 그 결과 예상한 대로 새로운 기술을 받아들이고 적용시키는 데 긍정적인 모습을 보여온 의학계 학술대회는 행사용 애플리케이션을 행사에 활용하는 것에 긍정적인 반응을 보고, 만족도도 높아 장기적인 계약관계를 맺는 사례 가 증가하고 있다는 조아라 지사장의 설명이다.

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학술대회 참가자들에게 가장 각광받는 가이드북의 기능은 단연 투표와 질의응답 기능이다. 행사 내 세션 중에 방 대한 질문들을 애플리케이션을 통해 할 수 있게 되면서, 과거에 줄을 서 마이크를 기다리는 모습은 찾기 힘들다. 특히, 의학계 학술대회에서는 애플리케이션의 투표와 질의응답 기능을 통합하여 다양한 사례들을 패널 및 참가 자들이 함께 해결해 나가는 세션에 호응이 좋다. 예를 들어, 하나의 엑스레이(x-ray) 사진을 공개한 후 시간 경 과에 따른 결과와 함께 해야 할 조치 등을 4지선다형 질문으로 애플리케이션에 올리고, 참가자들로부터 가장 많 이 선택된 답변을 함께 보면서 세션을 진행하는 방식이다. 행사용 애플리케이션을 처음 적용한 학술대회에서 좋은 반응을 얻게 되면서, 다년간의 계약이 진행되었고, 이는 가이드북 한국지사가 한국시장에서의 입지를 다지는데 중요한 계기가 되었다. 의학계 내에서도 분야별 학술대회 가 다양하기 때문에 초반에 긍정적인 반응을 얻은 가이드북은 빠르게 소문이 퍼져나갔고, 학술대회용 애플리케 이션은 지금도 꾸준히 계약 건이 증가하고 있는 것으로 보인다.

3) 행사용 애플리케이션에 집중, 고도의 전문성 확보

회의관련 기술 기업들이 증가하면서 단순한 행사용 애플리케이션 외에 비즈니스 매칭이나 사후 성과관리 툴의 개 발과 같은 분야에도 많은 솔루션들이 나오고 있는데, 미국의 씨벤트(CVENT) 같은 기업은 회의 및 전시회 관련 다양하고 포괄적인 기술서비스를 제공하고 있다. 그러나, 가이드북은 다른 분야에는 신경을 쓰지 않고 오로지 행사용 애플리케이션 하나에만 집중하고 있는데, 오히려 연구개발의 및 서비스의 집중화를 통해 행사용 애플리케이션 시장에서 고도의 전문성을 확보해가고 있 는 것으로 보인다. 특히, CMS를 통한 쉽고 빠른 콘텐츠 관리 능력을 중심으로 시장의 수요를 만족시키고 있는 데, 클라우드 시스템을 통해 연결된 미국, 국 그리고 한국의 지사들은 사실상 24시간 서로를 완벽하게 지원 하고 있다.