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가상행사 기획자들이 고민해야 할 4가지 과제

방역을 위한 임시방편 수단 아닌 정기사업으로서의 버추얼 이벤트

많은 협·단체들 사이에서는 버추얼 이벤트의 수익성에 관한 궁금증이 끊이지 않고 있다. 비즈니스 컨설팅 그룹 타고라스(Tagoras)의 보고서에 따르면, 설문조사에 응답한 협·단체 90% 이상이 버추얼 이벤트를 코로나19 감염병 확산에 대응할 핵심적인 사업으로 인식하고 있다. 그러나 이들이 공감한 중요성이 무색하게도 응답자의 절반 이상(60%)은 버추얼 이벤트에 대해 뚜렷한 전략을 세우고 있지 않은 것으로 드러났다.

이번 조사를 통해 타고라스는 버추얼 행사를 통한 신규 수익 창출에 관해 답을 찾고자 하였다. 최근 이들이 내놓은 ‘버추얼 컨퍼런스 리포트(Virtual Conferences Report)’는 코로나19 위기를 둘러싼 행사 개최 사업과 사업 추진환경 간의 새로운 연관성을 제시하고, 전례 없는 상황 속에서 고려해야 하는 버추얼 이벤트 운영, 사업화, 개최 등에 관한 주요 3가지 토픽을 다루었다.

 

과제 1. 버추얼 이벤트 개최 전략을 수립하라.

현재 많은 버추얼 이벤트들은 전략 수립에 고군분투하고 있다. 보고서에 따르면, 응답자 중 단 20.7%만이 버추얼 이벤트 개최에 관한 공식적으로 문서화된 전략집을 갖고 있는 반면, 대다수(59.8%)가 아직 뚜렷한 전략을 수립하지 않은 상태인 것으로 드러났다. 전략의 부재를 두고 보고서 저자들은 “절호의 기회를 놓친 것”이라고 분석하였다. 그들은 “사실상 버추얼 컨퍼런스 개최를 둘러싸고 수천여 번의 논의와 의사결정들이 오가기에 충분한 시간이었다”면서 “지금이라도 조직의 연간 컨퍼런스 프로그램 중 일부분이라도 고정적으로 버추얼 이벤트를 개최해야 한다는 필요성을 느껴야 하며, 이를 위해 무엇을 바꾸어야 하고, 어떻게 스폰서들을 유치해야 할지에 관한 사항들을 구체화해야 한다”고 일침하였다. 저자들은 또 “공식적인 전략이 있어야 정확한 방향성과 확신을 가지고 버추얼 컨퍼런스를 개최할 수 있을 것”이라고 덧붙였다.

 

과제 2. 버추얼 이벤트의 지속가능한 수익성을 고민하라.

행사 개최 사업에 있어 가장 중요한 점은 지속가능한 수익구조를 구축하는 데에 있다. 그러나 버추얼 이벤트 분야에서는 이에 관해 여전히 해결해야 할 과제가 많이 남아있다. 응답자의 약 60%는 버추얼 이벤트를 통한 수익 창출에 방점을 찍는 것으로 드러났지만, 단 25.4%만이 버추얼 이벤트는 그저 재정적으로 자립이 가능한 수준이면 만족한다고 응답하였다. 65.2%는 실제 수익을 위해 유료로 가상행사 프로그램을 제공하고 있다고 응답했으며, 15.2%는 무료 행사를 개최하는 것으로 조사되었다. 버추얼 이벤트의 유료화 추세가 상당히 자리를 잡은 것으로 보이지만, 대면 행사와 비교하면 여전히 개선이 요구되는 점이 많다. 30.4%의 협·단체는 버추얼 이벤트 참여 비용을 대면 행사보다 확실히 저렴한 가격으로 책정하고 있다고 밝혔으며, 39.1%도 어느 정도 저렴한 선으로 형성하고 있다고 답했다.

 

과제 3. 가상행사 서비스의 다각화로 참가비 하향평준화를 막아라.

코로나19 감염병 확산은 행사 참가비와 관련된 많은 것들을 바꾸어 놓았다. 오늘날 대면 행사를 대체할 방안으로 버추얼 이벤트가 개최되고 있지만, 단순 대체재로서 뿐만 아니라 장기적인 사업과제로서 고민해야 한다는 의견이 제기되고 있다. 결론적으로, 버추얼 이벤트가 대면 행사보다 참여 혜택을 덜 제공한다는 이미지를 탈피하고, 서비스를 다각화하여 참가비의 하향평준화를 막아야 한다는 주장이다. 앞서 언급된 바와 같이 감염병 확산 방지 차원에서 개최되는 대부분의 버추얼 이벤트 참가비들이 대체로 저렴하게 형성되고 있다. 그러나 일부 행사들 가운데 이러한 경향을 벗어나고자 시도한 사례도 나타난다. 관련 행사들은 다채로운 교육 자료나 정보 등과 같은 선택적 서비스를 풍부하게 제공하며, 대면 행사와 같은 금액의 참가비를 받고 있다. 게다가 심화 서비스도 마련하여 추가금액을 낸 참가자들은 더 심도 있고 가치있는 자료와 정보를 받을 수 있다.

미국 공공부문구매연구원(National Institute of Governmental Purchasing, NIGP)의 이벤트 매니저 샤론 로크우드(Shannon Lockwood)는 “올해 많은 기관에서 전반적으로 인재교육 예산을 삭감했다는 안타까운 소식을 들었다”면서도 “그럼에도 불구하고 우리는 일단 행사에 참여한 사람들이 부가 서비스를 누리기 위해서 사비 지출을 불사할 정도로 훌륭한 서비스 제공에 힘쓰고 있다”고 남다른 자신감을 드러내었다.

 

과제 4. 가상행사도 적극적으로 스폰서를 유치해야 할 때다.

사실 스폰서십의 비중은 행사 재정에 있어서 참가비를 통한 수익 비중보다 더 크다. 그만큼 중요도가 상당한 항목이다. 그러나 놀랍게도 보고서 응답자 중 40% 이상은 버추얼 이벤트를 지원하는 스폰서를 유치한 경험이 전무한 것으로 드러났다. 다행인 것은 많은 응답자들이 가상행사의 스폰서십을 반드시 해결해야 할 필수 과제로 인지하고 있다는 점이었다. 타고라스의 조사에 응한 협·단체 중 약 50% 이상은 가상행사의 스폰서 유치에 중점을 두거나, 행사 참가비와 동일한 중요도를 두고 관리할 계획이라고 답했으며, 단 4.7%만이 행사 참가비만으로 버추얼 이벤트의 개최수익을 창출하겠다고 밝혔다. 보고서의 저자들은 “패러다임의 변화가 시급한 시점”이라며 “행사 개최 사업을 둘러싼 환경이 급변하고 있는 가운데, 가상행사에 관한 수요는 행사의 주관을 맡고 있는 협·단체가 수익성 향상을 위해 노력하는 만큼 상승할 수 있다”고 말했다.