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코로나바이러스 대응을 위한 회의기획자의 4가지 전략적 고려사항

 

“코로나바이러스와 같은 전염병이 발생하면, 이에 대응하기 위한 방안을 개발하고 행사에 미칠 영향을 파악하게 되는데, 정말 모든 상황에 적용할 수 있는 접근법은 없는 게 현실이다.” 스위스에 본사를 두고 전 세계 30개 국가에 지사를 둔 글로벌 AMC 기업 MCI의 마케팅커뮤니케이션 부사장 실비아 안드레(Sylvia André)의 의견이다. “여러 산업과 관계자로 구성되는 MICE산업 본연의 특성 상, 코로나바이러스에 따른 도전적 과제는 개별 플레이어, 위치, 이해관계자별로 다 다를 수 있다. 하나하나의 상황이 개별적 고려사항으로 논해질 수 있다”는 것이다. 하지만 일반적으로 불안정한 상황이 닥쳤을 때 MCI는 4가지 영역을 구분하여 비지니스 의사결정과 제안사항을 제공한다.

 

1. 안전과 웰빙(Safety and well-being)

MCI의 최우선 기업 가치는 사람이다. 고객사와 그들의 고객, MCI의 소중한 인재들, MCI와 함께 일하는 파트너사, 모든 자산은 사람이다. MCI가 권고사항을 수립할 때에는 가장 공식적인 소스를 활용한다. 세계보건기구(World Health Organization)와 각 국 정부기관 등이 발표한, 사실에 근거한 정보만을 활용하도록 권고한다.

 

2. 비지니스영향(Business impact)

인간의 웰빙 관련한 사항들 다음으로, 어떠한 결정이든 비즈니스에 영향을 미치는 것들에 대해 생각하는 것이 필요하다. 전형적 으로는 행사를 취소할 경우 발생할 수 있는 상황에 대해 초점을 둔다. 이는 사회적, 과학적, 그리고 경제적 영향이 받아들일만한 수준인가를 파악해보는 것을 포함한다. 반대로, 행사 개최를 지속할 경우와 참가자수가 줄어들 경우를 함께 고려하여 취소할 경 우에 비해 어느 결정이 영향력이 더 클 것인가를 파악하고, 개최지와 개최일자, 가상요소 활용 등의 대안을 모색한다.

 

3. 현장 내 위기요소(On-site risks)

위기관리계획은 일반적으로 최악의 영향(severity of impact)과 여러 가지 다른 시나리오에 따라 발생할 다양한 상황을 고려하여 수립해야 한다. MCI는 리스크 평가 매트릭스(risk-assessment matrix)를 활용하여 상황을 구성하고, 확인하며, 의사결정을 위 한 요인별 우선순위를 매기며, 적절한 대응방안을 결정한다. 고조된 리스크 요인에 대해서는 ‘신속대응(quick response)’팀을 구성하여 운영하도록 한다.

 

4. 커뮤니케이션(Communications)

궁극적으로 행사 주최자와 기획자 간 가장 필수적인 것은 긴밀하게 협력을 이어나가는 것이다. 위원회를 통한 사안 검토와 모 든 가능한 이슈 및 시나리오 확인이 공동으로 진행되고 공유되어야 한다. 이해관계자들 간의 지속적인 커뮤니케이션(Continued communication)은 산업 생태계 내 다수의 사람들에게 주기적으로 정보를 제공하고 문의사항에 신속하게 대응하며 의사결정과 대안을 실행해 갈 수 있는 핵심 활동이다.

한편, PCMA는 코로나바이러스 웹페이지(Coronavirus web page)를 구축하여 회의기획자들이 관련 상황에 대해 신뢰할 수 있 는 정보를 확인하고 공유할 수 있도록 하고 있다.