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2017년 회의 운영 트렌드 및 전망

미국의 MICE산업 온라인 뉴스채널인 석세스풀미팅스(Successful Meetings)가 회의기획자를 대상으로 2017년 회의운영 트렌드에 대해 조사한 결과를 발표하였는데, 한정된 예산으로 고품질의 회의를 진행하는 것과 미팅 테크놀로지 발전에 뒤쳐지지 않는 것이 가장 중요한 요인으로 나타났다. 특히, 미팅 테크놀로지 활용을 통해 온·오프라인 사이의 간격을 줄여나가고, 예산문제를 해결하는 것이 주요 현안으로 등장하였다. 또한, 양질의 콘텐츠 개발과 회의 투자수익률을 측정하고 평가하는 것도 중요한 요소로 나타났다. 전 세계 회의시장이 판매자가 주도하는 시장(Seller’s Market)에서 바이어가 주도하는 시장(Buyer’s Market)으로 전환되고 있는 상황에서 2017년 회의 운영과 관련된 트렌드와 전망은 어떠할지 보다 구체적으로 살펴보자.

– 순 서 –

  1. 2017년 회의 기획 시 주요 고려요인
  2. 2017년 회의 운영이 4가지 주요 현안
  3. 2017년 회의산업 시장주도 특성 전망
  4. 2017년 회의 운영예산 전망

1. 2017년 회의 기획 시 주요 고려 요인

고품질, 미팅 테크놀로지, Meeting ROI, 회의 콘텐츠 등 질적성장에 집중

2017년 미국의 회의기획자들이 가 장 중요하게 고려하는 5가지 요인으 로 ‘한정된 예산으로 고품질 회의 진 행(68%)’, ‘진화하는 미팅 테크놀로 지에 뒤쳐지지 않기(60%)’, ‘회의 투 자수익률(ROI) 증명(54%)’, ‘공급자 (Suppliers)와의 협상(49%)’, ‘주목할 만한 회의 콘텐츠 개발(48%)’이 선정 되었다. 회의 기획자가 참가자 유치 증 대와 같은 양적 성장보다는 회의 운 및 콘텐츠의 품질관리에 집중하고 있다 는 것을 알 수 있다. 이외에도, 회의 안 전 및 보안에 관한 위기관리(43%), 개 최지 장소 선정에 향을 미치는 이슈 (38%), 장소 선택속성과 관련된 이슈 (36%) 등이 있는 것으로 나타났다.

2. 2017년 회의 운영의 4가지 주요 현안 

온/오프라인 사이의 간격을 줄이는 기술 활용의 중요성 대두 

기술의 발달은 온·오프라인 사이의 간 격을 줄여나가고 있다. 현장에서 일어 나는 행사를 가상공간에서도 실시간으 로 확인할 수 있다. 조사결과, 회의기 획자는 2017년에도 회의기획과 운에 미팅 테크놀로지를 적극적으로 활용할 계획이지만, 기술 활용 측면에서 어려운 점이 있는 것으로 나타났다. 조사에 응답한 회의기획자의 59%가 기술 전문 가가 아닌 자신들이 어떤 기술을 적용 하여 더욱 나은 서비스를 제공할 수 있 을지가 고민이라고 밝혔다. 또한, 인터 넷 활용이 보편화된 지금 참가자의 니 즈를 충분히 충족시킬 수 있는 와이파이 대역폭 확보가 중요하나, 여전히 이 러한 수요를 충족시키기가 어려운 것 으로 나타났다(55%). 한편, 소셜미디 어 활용과 관련하여 온·오프라인의 경 계가 허물어짐에 따라 참가자가 자발적 으로 소셜미디어를 사용하도록 유도하 는 것(40%)과 회의 홍보를 위해 효과적인 소셜미디어 전략 개발이 필요(35%) 하다는 응답도 많았다. 이외에도 ‘이벤 트 ROI를 측정하기 위해 앱과 기타 기 술을 통해 수집한 데이터 분석(30%)’과 ‘참가자를 위한 가상회의를 개발할 수 있는 기술능력(25%)’도 앞으로 보완해 나가야 할 사항인 것으로 나타났다.

예상운영 문제는 여전히 중요한 이슈 

회의 기획과 운과정에서 예산관리 는 매우 중요한 관리 요소 중 하나이 다. 올해도 어김없이 회의예산을 어떻 게 집행하고 관리해야 하는 지가 주요 한 이슈로 등장하다. 미국 경제가 호 황일 것이라는 전문가들의 예측도 있지 만, 그렇다고 무작정 예산을 낭비할 수 도 없기 때문이다. 회의를 진행하는 데 필요한 회의장, 식음료, 객실 등 환대 (hospitality) 관련 많은 비용들이 공급 자와 충분한 협상과정을 필요로 하고 때론 고비용을 지불해야 하는 경우가 발생한다. 회의기획자가 2017년 회의 관련 환대 비용에서 중요하게 고려하는 요소는 다음 [그림3]과 같이 나타났다. 회의기획자가 중요하게 고려하는 요인 으로는 블록룸 및 회의실과 관련된 비 용문제를 자신들이 원하는 방향대로 이 끌어갈 수 있는 협상을 중요과제로 꼽 았는데, ‘블록룸 비용 협상(57%)’, ‘회 의실 비용 협상(41%)’이 각각 2위와 3 위로 나타났다. 하지만 질적인 요소도 최소한 예산만큼이나 중요하게 고려하 는 것으로 나타났는데, ‘주어진 예산 범 위 내에서 식음료 품질을 유지하는 것’ 을 가장 중요하게 고려하는 것(60%) 으로 나타났다. 이외에도 ‘양질의 회의 환경을 만들기 위한 공급자와의 협력 (30%)’, ‘참가자를 위한 건강한 라이프 스타일을 반한 회의(15%)’등이 포함 되었다.

저렴한 항공료 확보를 위한 공급자와의 협상이 제일 중요

회의 개최를 위해 개최도시와 시설을 선정할 때 참가자가 이용하게 될 교통 수단에 대해서도 반드시 검토해야 한 다. 특히, 항공은 참가자들이 자신이 속한 지역에서 회의 개최지로 이동할 때 중요하게 고려하는 교통수단이다. 따라서 회의참가자, 연사, VIP 등의 항 공수송 관리규정, 일정변경, 항공사 특 별요금, 마일리지 적립 등과 같은 업무는 회의기획자가 중요하게 챙겨야 하 는 부분이다. 2017년 회의기획자의 항 공 관련 업무 중 ‘저렴한 항공료 확보 를 위한 공급자와의 협상(48)’이 가장 중요한 이슈로 나타났으며, 다음으로 ‘적절한 항공편 확보(41%)’, ‘항공산업 의 통합(30%)’, ‘국내공항의 인프라 문 제(27%)’ 및 ‘참가자 수속관련 서비스 (27%)’ 순으로 나타났다.

콘텐츠 개발 중 ‘교육하기 적합한 환경 조성’이 54%로 가장 높아

회의를 기획하는데 있어 콘텐츠 개발 은 주최기관이 투자한 만큼의 의미 있 는 성과를 창출할 수 있는 수단이다. 회 의에 참가자의 관심과 참석률을 높이기 위해서는 질 좋은 교육 프로그램을 제 공하거나 화제성 혹은 우수한 연사를 섭외하는 것이 필요하다. 최근에는 회 의관련 기술이 개발되면서 회의 콘텐츠 의 개발 및 활용에도 변화가 나타나고 있다.

2017년 회의기획자가 주목하는 콘텐츠 개발 관련 요소로는 ‘교육하기 적합한 회의 환경 조성’이 54%로 가장 높게 나 타났으며, 다음으로 ‘주목할 만한 회의 콘텐츠 개발’이 49%로 뒤를 이었다. 또 한, 행사의 관심도를 좌우할 수 있는 ‘화 제성 있는 연사 섭외(47%)’와 ‘참가자가 앱과 세컨드 스크린 테크놀로지 사용 유 도(45%)’ 역시 중요한 고려요소로 나타 났다. 이외에도 원활한 회의 운을 위 한 적절한 와이파이 대역폭 확보(38%)’, ‘참가자를 위한 가상회의 개발(29%)’, ‘참가자를 위한 건강한 라이프 스타일을 반한 회의(10%)’가 포함되었다.

3. 2017년 회의산업 시장 주도 특성 전망 

판매자 주도 시장(Seller’s Market)에서 바이어 주도시장(Buyer’s Market)으로 전환 중 

회의산업은 전 세계 많은 지역에서 판 매자가 주도하는 시장(seller’s market) 으로 성장해왔다. 예를 들면 판매자인 호텔이 가격협상의 주도권을 가지는 경 우가 많았기 때문에, 회의기획자의 의 도대로 객실요금과 시설 이용료 협상을 하기가 어려웠다. 이러한 시장 구도는 2017년에도 지속될 것으로 보인다. 응 답한 회의기획자의 44%가 2017년에도 판매자 주도의 시장이 형성될 것이라고 예측한 반면, 12%의 응답자만이 바이 어 주도 시장이 될 것으로 전망하다. 한편, 회의기획자의 44%는 아직은 판 매자가 주도하는 시장 구도이지만 점 점 바이어 주도의 시장으로 전환해 가 고 있다고 밝혔다. 이러한 전환추세가 가속화된다면, 향후 회의기획자가 가격 협상에서 유리한 고지에 서고, 선택권 이 많아질 것으로 전망된다.


판매자 주도의 시장 강세, 여전히 두드려져 

2017년 회의산업은 판매자 주도시장에 서 바이어 주도시장으로 점차 전환되 는 양상을 띠겠지만, 여전히 판매자 주 도 시장이 강세일 것으로 전망된다. 회 의 운 요소별 시장특성에 대한 조사 결과, 외부활동을 제외한 나머지 모든 회의 운 부문에서 판매자가 주도하 는 시장이 강세로 나타났는데, 특히 항공료, 식음료, A/V 등에서 판매자 주도 시장 특성이 가장 강하게 나타났다. 한 편, 회의 운요소 중 바이어가 주도하 는 시장의 비율과 판매자 주도 시장에 서 바이어 주도 시장으로 전환되는 비율이 유사하게 나타났으며, 바이어 주 도 시장에서 판매자 주도 시장으로 전 환되는 비율은 모두 5% 이하로 나타나 는 등 가장 낮았다.

4. 2017년 회의 운영예산 전망 

회의기획자의 65%가 전년과 동일한 수준의 회의예산 편성 혹은 감소 전망 

2016년 12월 미국의 시장조사기관인 와즈 오토(Wards Auto) 의 아웃룩컨퍼런스(Outlook Conference)에서 미국연 방준비제도(Federal Reserve)의 수 석경제학자(Senior Economist)인 파 울 트라움(Paul Traub)은 국내총생 산(GDP), 개인소비지출, 소비자심리 지수는 증가하고 실업률은 감소할 것 이라는 낙관적인 전망을 하다. 반면, 2017년 1월에 출범하는 트럼프 행정부 의 행보에 따라 향후 금융·경제 여건, 금리인상 폭이 달라질 것이라는 전망도 있어, 미국 금융과 경제시장은 여전히 불확실성이 도사리고 있다. 금융시장의 불확실성은 소비심리 위축 과 금융시장에 정체를 가져오기도 한 다. 이러한 이유로 2017년 예산 관련 전망에서, 회의기획자의 34%만이 회의 운예산이 증가할 것이라고 전망한 반 면, 43%의 회의기획자가 전년도와 동 일한 수준의 회의운 예산이 편성될 것으로 예측하고, 나머지 22%는 예 산이 감소할 것으로 내다봤다.

기술 활용형 회의와 교육형 회의가 강세 

회의 유형별로는 기술을 활용하는 회의 와 교육형 회의가 2017년에 강세를 보 일 것으로 예측되었다. 기술활용 회의 인 가상회의와 하이브리드 미팅은 각각 51%(1위), 38%(3위) 증가할 것으로 전 망되었고, 트레이닝 회의는 43%(2위) 증가할 것으로 예측되었다.

미팅 테크놀로지의 경우 이미 많은 회 의기획자들이 관심을 갖는 분야로 우뚝 섰다. 굴지의 IT 기업인 구, 페이스 북, 애플 등도 매년 개발자 회의를 통 해 미팅 테크놀로지 활용 역의 넓혀 가고 있다. 지난해 4월 미국 캘리포니 아에서 열린 페이스북의 연례 개발자회 의인 ‘F8 2016’에서 DJI 팬텀 드론을 이용해 회의장을 라이브 스트리밍으로 페이스북 라이브(Facebook Live)에 생중계 하였다.

이러한 새로운 기기의 도입으로 시행되는 회의 진행방식은 회 의산업의 미래가 더욱 기대되고 무한한 가능성을 가지고 있다는 점을 엿볼 수 있다. 한편 회의산업에서 교육 세션은 업계 최신 트렌드나 전문정보를 전달하는 주요 수단이다. 아직까지 전통적인 방식 으로 정보를 전달하고 있지만 다양한 교육 콘텐츠 개발로 참가자의 참여를 자발적으로 이끌어 가고 있다.

주목할 만한 것은 참가자들이 공식적인 회의 보다는 형식과 격식이 없는 비공식적인 모임을 선호하면서, 교육 세션 역시 건 강이나 웰빙과 관련된 요소를 프로그램 에 반하여 기획되고 있다는 점이다. 또한, 회의 집중도를 높이기 위해 엔터 테인먼트 요소를 가미하여 지루한 회의 프로그램을 지양하고, 보다 재미있게 회의 프로그램을 구성하려는 노력을 하고 있다.

2017년 비용절감 대책으로 식음료 예산 절감이 56% 차지 

2016년 세계 경제는 유독 공포에 휩싸 인 충격이 많았다. 지난 1월에는 중국 증시가 급락하면서 서킷 브레이크가 발 동되기도 하고, 6월에는 국이 브렉 시트 찬반 국민투표에서 유럽연한 탈퇴 를 선택하면서 브렉시트 공포가 확산 되기도 하다. 또한, 힐러리가 당선될 것이라던 전망을 뒤집고 트럼프가 미국 대통령에 당선되면서 예측하기 힘든 정 책 고약으로 불확실성이 증폭되기도 하였다.

이러한 상황은 올해에도 이어져 여전히 세계 경제의 불확실성이 높은 상황에 서, 회의 운예산의 비용절감 추세가 지속될 것으로 보인다. 회의기획자가 뽑은 2017년 비용절감 대책으로는 ‘식 음료 예산 절감(56%)’이 가장 높았고, 다음으로 ‘저렴한 호텔 예약(31%)’, ‘프 로그램 축소(29%)’ 등의 순이었다.

이러한 비용절감 추세에도 불구하고, 올해 회의 기획의 화두는 한정된 예산 으로 높은 수준의 회의 품질을 유지하 는 것이라는 점이다. 세계 경제전망이 불확실한 상황에서도 여전히 회의기획 자들은 자신이 운하는 회의서비스의 경쟁력을 높이기 위해 협상력 강화를 통한 예산 절감, 회의콘텐츠 개발 및 회의 품질 유지, 미팅 테크놀로지의 효 과적 활용, 회의 투자수익률 증대 등을 위해 자신의 역량을 더욱 집중할 것으 로 보인다.