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MICE산업에 적용되는 테크놀로지와 전망 ②

5. 세컨드 스크린 테크놀로지(second screen technology) 

이중생활의 지평을 연 세컨트 스크린

세컨드 스크린(second screen)은 텔레비전 시청의 보조 기능을 수행하는 전자기기다. 대표적인 세컨드 스크린으로는 스마트폰, 테블릿 PC 등이 있다. 텔레비전과 세컨드 스크린을 연결하여 방송은 텔레비전을 통해 시청하고, 관련된 정보는 세컨드 스크린으로 통해 받는 방식이다. 대표적인 서비스로는 텔레비전과 소셜미디어 서비스를 결합한 소셜 TV를 들 수 있다. 소셜 TV는 텔레비전 시청 중에 소셜미디어 서비스를 통 해 지인과 의견을 공유하는 기능으로 최근에는 시청률 집계 등에도 활용되고 있다. 소셜 TV의 가장 큰 특징은 동일한 콘텐츠를 다른 사람들 과 시청하는 경험을 공유한다는 것이다. 장소의 제약 없이 TV 프로그램에 대한 의견을 공유하고 함께 시청하는 것이 가능하다. 소셜 네트워 크의 통계를 기반으로 취향이 비슷한 시청자들로부터 프로그램을 추천받을 수도 있다.

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세컨드 스크린을 활용하여 회의참가자의 참여도 높이기도

세컨드 스크린 기술은 회의 운에도 활용되고 있는데, 참가자들이 세션에 참석하면서 수동적으로 듣기만 하기 보다는 자신의 의견을 보다 적극적으로 피력하면서 상호작용성이 강화되고 참여도도 높아지는 효과가 있다. 지난해 9월 미국 휴스턴에서 석유엔지니어협회(Society of Petroleum Engineers, 이하 SPE)가 개최한 ‘2015 연례 기술회의 및 전시회(2015 Annual Technical Conference and Exhibition)’에서는 행사가 개최되는 기간 동안 석유, 가스 및 에너지 분야에 대한 혁신적인 아이디어들이 세컨드 스크린을 통해 활발하게 교류되었다. 참가자들 은 프레젠테이션과 아이디어 모두에 실시간으로 피드백 하고, 주최자인 SPE는 참가자들의 참여도를 동시에 추적할 수 있었다. 미국 랜드 스케이프 건축가협회(American Society of Landscape Architects, 이하 ASLA)가 주최한 ‘2015 연례회의 및 엑스포(2015 Annual Meeting & Expo)’에서는 행사가 진행되는 동안 행사 주최 측에서 기기를 이용하여 참가자들이 직접 강연에 대해 즉각적으로 평가하도록 독려하다. 그 결과, 설문조사 참여율이 ASLA가 이전에 개최한 어떤 행사보다도 높았다.

6. 행사의 가치를 높이는 빅 데이터 분석 기술

빅 데이터는 데이터베이스 관리도구로 데이터를 수집, 저장, 관리, 분석할 수 있는 대량의 정형 또는 비정형 데이터 집합체이다. 이렇게 수집된 데이터로부터 가치를 추출하고 결과를 분석하는 기술을 의미한다. 다양한 종류의 대규모 데이터를 생성, 수집, 분석하고 표현하는 빅 데이터 기술의 발전은 다변화된 현대 사회를 더욱 정확하게 예측하여 효율적으로 작동케 하고 개인화된 현대 사회 구성원마다 맞춤형 정보를 제공, 관리, 분석을 가능하게 한다. 이같이 빅 데이터는 정치, 사회, 경제, 문화, 과학 기술 등 전 역에 걸쳐서 사회와 인류 가치에 정보를 제공할 가 능성을 제시한다. 많은 양의 데이터를 분석할 수 있는 빅 데이터 분석은 MICE 시장에서도 성장할 가능성을 보여주고 있다.

마케팅 자동화 소프트웨어 개발 기업 비스타 이쿼티 파트너스(Vista Equity Partners) ‘마케토(Marketo)’를 180만 달러에 매입

컨벤션이나 전시회와 관련된 데이터는 모바일 이벤트 앱, 비콘, 트위터 피드, 여론조사, 소셜 미디어, 라이브 스트리밍 등을 통해 수집될 수 있 다. 행사주최자는 수집된 데이터를 분석하여 행사ROI 개선, 참가자 경험 개선을 통해 보다 나은 회의와 전시회를 기획하고 관련 의사결정을 내릴 수 있는데, 이를 도울 수 있는 기술들이 최근 개발되고 있다.

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랜욘과(Lanyon)과 시벤트(Cvent)를 소유하고 있는 세계에서 두 번째로 큰 미팅 테크놀로지 기업인 비스타 이쿼티 파트너스(Vista Equity Partners)는 마케팅 자동화 소프트웨어를 개발하는 기업인 마케토(Marketo)를 180만 달러(한화 약 20억, 2,500만원)에 인수하다. 이를 통 해 실시간으로 참가자 정보, 이벤트 데이터 수집, 잠재고객 등 데이터 흐름을 파악할 수 있는 기술을 확보하여, 전시회나 컨벤션 참가자 등 관 련 데이터를 수집하고 분석함으로써, 보다 전략적인 행사운을 위한 솔루션을 제공할 계획이다.

이터치스, 기획자를 위한 이벤트 데이터 & ROI 플랫폼 출시 

이터치스(Etouches)는 행사기획자들이 자신이 운하는 행사의 가치를 측정하고 분석할 수 있는 ‘이벤트 데이터 & ROI 플랫폼(Event Data & ROI Platform)’을 출시하였다. 이 제품은 설정된 목표에 맞춰 실시간으로 이벤트 ROI(투자 수익률)를 측정하고 정량화시킨다. 이벤트 라이프 사이클(Event Life Cycle) 전 반에 걸쳐 플랫폼이 통합되어 동향 파악, 우수사례, 벤치마킹 데이터 등을 수집하여 이벤트 데이터와 성과를 측정 가능한 매트릭스로 분석한 다. 이는 이벤트 성공기준을 명확히 정의하고 관리하는 사용자에게 특화된 템플릿으로 등록 데이터, 모바일 이벤트 애플리케이션, 설문조사, 아이비콘(iBeacones) 등을 포함한 데이터 소스를 통해 측정 항목들을 바탕으로 원하는 결과 값을 얻을 수 있게 만든 링크 시스템이다. 빠르게 이벤트 전체 값을 최적화하여 통찰력을 갖게 하고, 행사 기간에 주의가 필요한 역을 식별한다. 또한, 통합된 지식기반을 바탕으로 더 많은 정보를 얻기 위해 관련 정보를 집중적으로 검색한다. 실시간으로 이벤트 성과를 분석하고, 웹 화면에서 다양한 정보를 시각화하여 나타냄으 로써 기획자가 빠르게 행사 운의 문제점을 파악하고 찾아낼 수 있게 하다. 통합지식기반서비스를 사용하여 기획자의 이벤트 ROI 개선과 상황에 적합한 조언 제시는 물론, 향후 이벤트 기획에도 도움을 준다.

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더블더치.미,(Double Dutch.Me) 사용자 맞춤형 라이브 참여 마케팅 플랫폼 구축

최근 빠르게 성장한 모바일 이벤트 애플리케이션 기업인 더블더치.미(Double Dutch.me)는 데이터를 분석하는 ‘라이브 참여 마케팅(Live Engagement Marketing)’ 플랫폼을 구축하여 스마트 추천 기능을 포함하여 사용자 요구사항에 맞춰서 서비스를 제공하고 있다. 고급 알고 리즘을 통해 참가자들은 다른 참가자들에게 맞춤형 추천을 할 수 있는데, 참가자가 서로 연결되어 관심이 있거나 흥미로운 세션이나 행사를 찾도록 도와주는 시스템이다. 참가자들은 앱을 통해 손쉽게 회의 참석여부를 결정할 수 있고, 자신이 원하는 회의 세션을 선택하고, 일정보 기, 회의 시간에 맞춘 알람 설정 등의 기능을 자신의 기호대로 선택할 수 있다. 이러한 참가자간 상호작용 기능과 더불어 여론조사, 소셜미디 어 활동, 실시간으로 집계된 이벤트 데이터 등은 마케팅 자동화 시스템인 마케토(Marketo), 엘로쿠아(Eloqua), 세일즈포스(Salesforce)와 같 은 CRM(Customer Relationship Management) 시스템으로 전송할 수 있다. 자동으로 이벤트 애플리케이션에서 수집한 참가자 정보들은 마케팅과 이벤트 팀에 참가자 맞춤형 서비스 및 기획이 원활하게 진행될 수 있도록 돕는다.

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7. 현장 이벤트를 넘어, 가상 이벤트 기술

MPI가 발표한 이벤트 테크놀로지 채택 현황(The state of Event Technology Adoption) 보고서에 따르면, 회의 산업의 기술혁신이 이뤄지고 는 있지만 여전히 미팅 테크놀로지에 의문을 제기하는 결과도 있었다. 현장 이벤트 참가자는 지속해서 증가할 것으로 예상했지만, 가상 이벤 트 참가자는 감소할 것으로 보았기 때문이다.

가상 이벤트보다 현장 이벤트를 선호하는 이유

이벤트 기획자에게 예산은 매우 중요한 요소로 행사 목적에 적합한 마케팅, 교육, 훈련, 네트워크 등 참가자들의 요구를 충족시킬 수 있는 프로 그램과 함께 기업의 목표도 달성할 수 있어야 한다. 일반적으로 참가자들은 가상 이벤트보다 현장 이벤트에 참여하는 시간이 길다. 가상 이벤트 가 현장 이벤트보다 인기를 얻지 못하는 이유는 다음과 같다. 첫째, 적은 예산으로 하드웨어 품질이 떨어지고 기술오류로 문제를 발생시키는 경 우가 가상 이벤트에서 많이 발생한다. 물론 뛰어난 기술로 이러한 문제점들을 해결할 수 있다고 하지만 시스템이 잘 작동되지 않을 때 참가자는 불편함을 느낀다. 둘째, 대부분의 가상 이벤트는 특정 시간에만 운된다. 이는 가상이벤트를 다양한 프로그램으로 채울 필요성을 보여준다. 예를 들면 연사와 참가자가 상호작용할 수 있고 의견을 나눌 수 있는 Q&A 프로그램 등을 추가하여 서로의 생각을 교류할 기회를 제공해야 한 다. 셋째, 가상 이벤트 참가자들은 질의할 기회를 얻기 어렵고 실제로 주최자는 참가자의 기분과 분위기를 살피기 어렵기 때문에, 행사에 만족하 는지 여부를 파악하기가 어렵다. 반면 현장 이벤트에서는 참가자에게 바로 피드백을 받을 수 있고, 반응을 살피기에도 유리하다.

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현장 이벤트가 살아남는 진짜 이유

기술의 발달과 함께 주목받아온 가상 이벤트보다 현장 이벤트가 더 사랑받는 이유는 무엇일까? 참가자들이 직접 경험하고 사람들과 교류하고 자신들의 목적 달성이 더욱 유리하다는 점에서 현장 이벤트가 가상 이벤트보다 더 인기가 많은 것으로 보인다. 현장 참가자는 많은 사람과 교 류하기를 원하고, 좋은 인맥을 구축하고 싶어 한다. 물론 가상 이벤트 상에서도 참가자 정보를 제공하기는 하지만 이를 잘 활용하는 사람들은 드물다. 또한, 행사에서 만난 인연이 훗날 잠재적 동료가 될 가능성도 있다. 현장에서는 참가자를 위한 다채로운 프로그램이 제공될 뿐만 아니 라 기술의 발달로 인해 혁신적인 프로그램들이 소개되고 관련 행사 진행이 가능하다는 점이 현장 이벤트가 꾸준히 사랑받는 이유로 볼 수 있다. 현장 이벤트에도 테크놀로지가 접목된 행사들이 증가하는 가운데, 지난 5월 세계비즈니스여행협회(Global Business Travel Association, 이 하 GBTA)가 랜욘(Lanyon)사의 소프트웨어인 레그온라인(RegOnlineⓇ)을 유럽, 아시아, 캐나다, 중국, 멕시코와 남아메리카 지역에서 열리는 GBTA 행사에 활용할 것이라고 발표하다. 랜욘사는 1984년 미국 댈러스에 설립된 기업으로 회의/이벤트 관리, 호텔 유통·수익관리, 제안요 청서(RFP) 관리, 여행업 소프트웨어 프로그램을 개발하고 포춘지가 선정한 100대 기업 중 80%가 고객으로 있는 기업이다.

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랜욘이 개발한 이벤트 등록 소프트웨어 프로그램은 참가자의 등록시간을 90%까지 줄다고 한다. 랜욘의 이 등록 소프트웨어는 이벤트 웹사 이트에서 쉽고 간편한 등록 시스템 제공, 참가자 요청 시 맞춤형 호텔 객실정보 제공, 잠재 참가자 이메일로 행사 초대장 발송, 행사정보 제공 은 물론 참가자 설문조사까지 할 수 있다. 또한, 참가자가 현장에 도착했을 때 전자 칩이 장착된 배지를 참가자에게 제공하여 참가자들의 등 록 시간과 입장시간을 줄여 행사장에 도착했을 때 발생할 수 있는 불편함을 최소화시켰다.

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가상 이벤트 이제부터 시작이다.

미팅 테크놀로지는 현장 이벤트 운방식은 물론 가상 이벤트 활성화에도 긍정적인 향을 미칠 것으로 보인다. 지금까지는 참가자들이 행사 현장에서 명함을 나누고 인사하고 인맥을 형성해 왔다면, 기술 혁신은 참가자들의 이러한 행동 양식을 바꿀 것이다. 예를 들면 현재 앱을 활용 하여 E-비즈니스 카드를 교환할 수 있는 서비스가 제공되고 있다. 일정 앱은 행사 기간 동안 지속적으로 관련 정보를 업데이트하고, 참가자 들의 성향 분석, 데이터 수집 등 행사 주최자와 참가자에게 편리함을 동시에 제공한다. 세션 체크인 간편화, 세션 피드백의 자유로움, 장소의 한계를 뛰어넘은 기술의 발달은 차세대 이벤트 산업에 윤활유가 될 것이다.

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하이브리드 이벤트 테크놀로지는 전시회, 컨퍼런스, 세미나, 워크숍 등 현장 이벤트와 가상현실 요소를 결합한 회의를 일컫는다. 비용절감, 거 리와 시간적 제약 해소, 탄소 배출을 줄이는 친환경적 요소 등이 하이브리드 이벤트를 활성화시키는 원동력이다. 하이브리드 이벤트 테크놀로 지 기업 가운데 국의 본사를 둔 아이벤트(ivent)는 회의, 전시회, 대학 입시 설명회, 제품 프로모션 행사, 취업박람회, 온라인 교육 프로그램, 365일 가상 이벤트 환경 프로그램 등을 개발하여 제공하고 있다.

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8. 참가자 프로모션 및 등록간소화를 위한 테크놀로지

참가자를 유치하고, 이들의 등록을 촉진하는 것은 행사 운에 매우 중요한 요소이다. 이벤텍스(Eventex) 창립자인 오바니스 오바니산 (Ovanes Ovanessian)은 미팅 테크놀로지를 이용한 등록절차를 간소화하는 방법을 소개한다.

참가자의, 참가자에 의한, 참가자를 위한 웹사이트 콘텐츠 설계

각 콘텐츠는 일관성 있는 목적을 가지고 있어야 하고, 해당 이벤트를 제대로 홍보할 수 있는 콘텐츠를 설계해야 한다. 웹상의 콘텐츠를 개발 하는 데에는 기본절차가 있는데, 우선 전에 개최되었던 행사에 대한 정보, 참가자 정보, 이벤트를 참가한 유명인사, 미디어, 사진 등의 정보를 제공하여, 방문객이 웹사이트에서 제공하는 이벤트를 신뢰할 수 있도록 해야 한다. 또한, 이벤트에 관한 정보를 지속적으로 업데이트하여 잘 못된 정보나 이미 지난 정보는 수정하거나 삭제해야 한다. 트위터와 페이스북, 블로그 등 소셜미디어에도 이벤트 정보를 업데이트하여 행사에 대한 참가자의 관심도를 높여야 한다. 사용자가 정보이용에 불편함을 느끼지 않도록 홈페이지 내 지나치게 많은 광고 배너의 삽입이나 동 상 자동재생 등은 지양해야 한다. 또한, 필요 이상의 참가자 정보 제공은 요구하지 않아야 한다.

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합리적인 가격 결정과 프로모션 제공

등록비 결정은 평균 가격을 기준으로 별도의 등록비 범주를 만들어 특별 프로모션을 제공하는 것이 좋다. 예를 들면, 평균 등록비가 200유로 라면 등록비 범주는 150유로부터 400유로까지 책정하여 추가할인, 특별 가격 제공과 같은 등록비 할인 프로모션을 제공할 수 있다. 또한, 등 록비는 최소한 3개 이상의 범주를 설정해 조기등록, 일반등록, VIP 등록과 같은 옵션을 제공하는 것이 좋다.

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잠재 참가자를 행사 참가자로 만드는 한 줄의 힘. 콜투액션(Call to Action)

콜투액션은 마케팅의 한 요소로서 잠재고객이 구매하도록 신호를 보내는 것이며, 행동촉발 신호라고도 한다. 콜투액션은 웹사이트뿐만 아니라 블로그, 소셜미디어 포스팅 등 잠재 참가자들에게 즉각적인 반응을 요구한다. 일반적으로 참가자의 행동을 요구할 때 자주 사용하는 ‘오늘 예약 하세요!’, ‘기회를 놓치지 마시고 바로 지금 등록하세요!’, ‘더 자세한 정보는 여기를 클릭하세요!’ 등 잠재 참가자들이 당장 행동으로 옮기도록 동기 를 부여한다. 콜투액션 문구는 단순하고, 눈에 잘 띄고, 직선적인 것이 좋다. 복잡한 문구, 애매한 표현과 어려운 용어는 피해야 한다. 문구의 길이 는 짧고 가독성이 좋아야 한다. 가능하면 콜투액션에 특별한 의미를 부여해 잠재 참가자가 행사를 참여하고 싶게끔 동기를 부여해야 한다.

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잠재 참가자의 눈길과 관심을 끌지 못하면, 이는 실패한 것이다. 잠재 참가자가 단 번에 반응할 수 있도록 동기를 부여해야 한다. 행사에 관심 이 있어 웹사이트나 소셜미디어에 접속한 방문자들이 행사 참여에 반응할 것인지를 고민해보고, 고객 반응 가능성이 가장 높은 몇 가지 제안 중 가장 부담이 적은 것을 선택하는 것이 좋다. 예를 들면, 무료로 다운로드 받을 수 있는 행사 가이드라인, 이전 행사 보고서, 지금 등록 시 할 인 등을 제안하는 것이 참가자 유치에 도움이 된다. 전략적으로 배치된 콜투액션 문구들은 잠재 고객을 유치하는 데 미치는 향력이 크기 때 문에, 콜투액션 문구는 한 곳에만 배치하기보다 눈에 잘 띄는 곳곳에 심어 마음이 끌렸을 때 바로 클릭하거나 행동으로 옮길 수 있도록 해야 한다. 특히 버튼 모양으로 된 콜투액션 문구는 더 효과적인데, 보는 이가 클릭하고 싶은 자극도 주고 어디를 클릭해야 하는지를 알려주기 때 문이다. 더 많은 참가자가 행사에 참여하기를 원한다면 잠재 참가자들이 반응할만한 매력적인 콜투액션 문구를 적극적으로 활용하면 좋을 것이다.

참가자들이 선호하는 등록 절차 만들기 

행사에 참여하길 희망하는 참가자들이 등록하는 동안 복잡한 절차들로 인해 등록하지 않거나 중도에 포기하는 경우가 있다. 왜냐하면, 참가자들은 등록절차에 불편을 느끼거나 등록의 중요성을 인지하지 못하는 경우가 발생하기 때문이다. 이때 참가자들이 등록을 쉽게 포기하지 않도록 올바른 등록 소프트웨어를 사용해야 한다. 참가자들이 선호하는 등록절차를 살펴보면 간편하고 신속해야 하며 정보요청은 최대한 간략한 것이 좋다. 때때 로 계정을 요청하는 경우가 있는데, 이를 생략하고 각 행사가 열리는 장소에 맞춰 현지화 전략을 펼친다면 행사 참가 등록률이 증가할 것이다.

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모든 디바이스에서 등록을 편하게 할 수 있는 시스템 제공하기

오늘날 모바일 폰으로 접근한 인터넷 사용자는 약 80%이고 이 수치는 2017년도 90% 이상에 도달할 것으로 예측된다. 따라서 어떤 장치와 상 관없이 사람들이 등록을 간편히 할 수 있는 시스템을 제공하는 것이 중요하다. 웹 사이트는 잠재 참가자에게 좋은 인상을 줄 수 있는 첫 번째 기회이고 두 번째 기회는 등록절차의 간편화다. 온라인상 등록절차를 효율적으로 구축하는 것은 참가자에게 편리함을 제공하고 좋은 가격에 티켓을 살 수 있는 절호의 기회를 주는 것이 더 많은 참가자를 확보할 수 있는 지름길이다.